المجموعة الدفترية في المحاسبة الحكومية

المجموعة الدفترية

 

           تتضمن المجموعة الدفترية العديد من الدفاتر والسجلات التي نتناولها بالشرح والتحليل بهدف إيضاح طبيعة واستخدام كل منها كما يلي كما وضحتها اللائحة المالية للحسابات والموازنة .

 

المجموعة الدفترية الرئيسية

 

       (1 )  دفاتر اليومية (224 ع . ح)

 

          تستخدم الوحدة الإدارية الحكومية نوعين من دفاتر اليومية لإثبات عملياتها المالية اليومية ، حسب تسلسلها التاريخي كل سنة مالية. (يومية الصرفيات – يومية التسويات )

 

       (2 )  دفاتر الأستاذ

 

 

        تنص المادة (1) من اللائحة التنفيذية لقانون المحاسبة الحكومية رقم 127 لسنة 1981 على تخصيص دفتر أستاذ لكل نوع من أنواع الحسابات المفتوحة والمخصص لها عمود في دفتر اليومية (يومية التسويات، يومية الصرفيات) على أن يتم الإثبات في دفتر الأستاذ من واقع نفس المستندات التي يتم التسجيل منها في دفتر اليومية (224 ع . ح) وذلك لإحكام الرقابة المحاسبية .

 

وتنقسم دفاتر الأستاذ المستخدمة في النظام المحاسبي الحكومي إلى مجموعتين

 

المجموعة الأولى : مجموعة دفاتر المفردات (دفاتر حسابات الموازنة)

 

       تتضمن هذه المجموعة نوعين من الدفاتر هي:

 

1 ـ دفاتر حسابات الاستخدامات (استمارة 81 ع.ح) ويخصص دفتر لكل باب طبقاً للتقسيم النمطى.

2 ـ دفاتر حسابات الموارد (استمارة 81 ع.ح) ويخصص دفتر لكل باب طبقاً للتقسيم النمطى.

والغرض الأساسي من هذه الدفاتر هو حصر استخدامات الموازنة حسب المجموعات، البنود والأنواع والفروع.

 

المجموعة الثانية : مجموعة دفاتر الحسابات خارج الموازنة (الحسابات الوسيطة)

 

       وفقاً للمادة الخامسة من اللائحة التنفيذية للقانون 127 لسنة 1981 بشأن المحاسبة الحكومية، تقسم الحسابات الخارجية بخلاف حسابات أبواب الموازنة إلى ثلاثة حسابات يطلق عليها الحسابات الوسيطة، وهي التي تستخدم لأغراض الرقابة والمتابعة وتنتهي بانتهاء الغرض من إمساكها وتشمل هذه المجموعة :

 

     أولاً : دفاتر الحسابات الجارية

 

       تستخدم الوحدات الإدارية الحكومية الحسابات الجارية لتنظيم حركة التدفقات النقدية الداخلة لها والخارجة منها ، سواءً كانت في صورة عمليات سحب شيكات أو إذن صرف أو استلام شيكات وإرسالها للبنك للتحصيل ........الخ ، وهذه الحسابات وسيطة ومؤقتة فهي تنتهي بمجرد الانتهاء من الغرض المحدد لها.

 

  ثانياً : دفاتر حسابات التسوية

 

          تعتبر حسابات التسوية حسابات وسيطة أي يتم فتحها لأغراض معينة لحين تسويتها جزئياً أو نهائياً بأن يصبح رصيدها صفر، ويثبت بهذه الحسابات المبالغ التي يتم تحصيلها أو يتم صرفها في الأحوال التي لا يمكن قيدها مباشرة علي حسابات أنواع بنود الإيرادات المختصة أو خصمها على أنواع بنود المصروفات المختصة، نظراً لعدم استكمال المستندات أو الإجراءات المحددة، كذلك يسجل بتلك الحسابات علاقة المديونية والدائنيه التي لم يتم تسويتها بعد بين الجهة والغير .

 

ثالثاً : دفاتر الحسابات النظامية

 

         تستخدم الحسابات النظامية في أغراض الرقابة والمتابعة، أي أنها حسابات للمراقبة وليس لها علاقة مباشرة بحسابات الموازنة (موارد أو استخدامات  -  المتحصلات أو المدفوعات)، وتهدف هذه الحسابات للتذكير والرقابة فقط للعمليات التي لم تستكمل بعد ويتم متابعة تسويتها في الدفاتر، وعلى سبيل المثال متابعة الديون المستحقة للحكومة والواجب تحصيلها خلال فترة زمنية معينة وكذلك متابعة فتح اعتماد مستندي أو تحويلات نقدية بالخارج ، وقد وصفت هذه الحسابات بأنها نظامية حيث يستخدم في تسجيل العملية أو الموضوع الواحد حسابين متقابلين وبنفس القيمة ويعنى وجود رصيد للحسابين أن العملية لم يتم تسويتها بالكامل، وبالتالي يستلزم متابعته حيث يتم تسوية ما يتم تنفيذه إلى أن يصبح الرصيد صفراً عند اكتمال التنفيذ والتسوية بالكامل.